Le délai à respecter pour prévenir son employeur d’une absence

Il existe des règles précises que nul ne lit avant de s’y heurter : lorsqu’il s’agit d’annoncer une absence pour maladie au travail, l’improvisation n’a pas sa place. Ce guide vous éclaire sur les démarches à accomplir en tant que salarié, les délais à respecter et les conséquences si l’alerte de votre absence tombe à côté de la plaque.

1. Différence entre congé maladie et certificat d’incapacité de travail
2. Délai pour signaler un arrêt maladie
3. Date limite pour fournir le certificat médical
4. Risques en cas d’oubli ou de retard dans la déclaration
5. Résumé des points clés
6. Ce que nous proposons concrètement

1. Différence entre déclaration d’arrêt maladie et certificat d’incapacité

L’article 5 (1) de la Loi sur la poursuite du paiement du salaire (DGfG) impose à tout salarié de prévenir sans attendre son employeur en cas d’incapacité de travail pour raison médicale. Il faut aussi indiquer la durée prévue de cette absence.

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Ce signalement ne correspond pas au certificat médical, appelé aussi AUB, UA ou « billet jaune », qui prouve l’incapacité de travail. Ce document officiel, délivré par un médecin, atteste que vous n’êtes pas en état de travailler.

D’après la loi, vous devez présenter cette attestation dès lors que l’arrêt maladie dépasse trois jours. Mais attention, votre employeur peut exiger ce papier dès le premier jour d’absence ; rien ne l’en empêche.

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Prévenir l’employeur de sa maladie, ça commence par un simple message ou un appel : aucun formulaire imposé. En revanche, mieux vaut laisser une trace écrite, par exemple via un email, pour éviter toute contestation ultérieure sur la date de votre notification.

2. Délai pour signaler un arrêt maladie

La règle : prévenir sans délai. L’employeur doit savoir le plus tôt possible que vous ne viendrez pas, afin de pouvoir s’organiser. Idéalement, le message doit parvenir dans les premières heures de la journée de travail, comme le prévoit l’article 5 du GG. Indiquez aussi la durée estimée de votre incapacité.

Dès que vous constatez que vous ne serez pas en mesure de travailler, informez votre employeur. Les moyens modernes ne manquent pas : SMS, email, fax… sauf si l’entreprise a fixé une procédure précise, auquel cas il faut s’y tenir. Évitez la lettre postale, qui mettrait trop de temps à arriver.

Précisez la durée de votre indisponibilité selon votre estimation. Si votre état ne vous permet même pas de prévenir (hospitalisation, accident…), personne ne vous en tiendra rigueur, mais l’information devra être transmise dès que possible, par vous ou un proche.

3. Quand fournir le certificat d’incapacité de travail ?

Si votre absence dépasse trois jours, le certificat médical doit parvenir à l’employeur au plus tard le jour ouvrable qui suit le troisième jour d’absence. Si ce jour tombe un week-end ou un jour où l’entreprise reste ouverte, la remise doit avoir lieu ce jour-là.

Exemple concret :

Vous tombez malade un mardi. L’AUB doit impérativement être entre les mains de l’employeur le vendredi au plus tard. On compte trois jours calendaires, pas nécessairement trois jours ouvrés. Les dimanches et jours fériés entrent donc dans le calcul.

Autre cas :

Maladie déclarée un vendredi, reprise prévue le lundi. Là encore, l’AUB doit être remise à l’employeur le lundi au plus tard. Les samedis, dimanches et jours fériés sont inclus dans le calcul, sauf si l’entreprise est fermée ces jours-là.

Encore un exemple :

Arrêt le mercredi, samedi cela fait déjà quatre jours d’absence. L’attestation doit parvenir à l’employeur le samedi, sauf si celui-ci est fermé le week-end : la remise pourra alors attendre le lundi.

L’employeur a le droit d’exiger le certificat dès le premier jour d’absence. Cette possibilité figure parfois dans le contrat de travail, la convention collective, ou peut être décidée ponctuellement, sans justification particulière. La jurisprudence le confirme (OFSP, décision du 14 décembre 2012, AZR 886/11).

Le point clé, c’est la notion de « réception » : l’attestation doit être parvenue dans la sphère d’influence de l’employeur, c’est-à-dire qu’il doit pouvoir en avoir connaissance normalement. Si vous l’envoyez par courrier, veillez à ce qu’elle arrive à temps dans la boîte aux lettres de l’entreprise. Sinon, déposez-la en main propre si c’est faisable.

Cas pratique :Vous êtes en arrêt du 03.06.2019 (lundi) au 07.06.2019 (vendredi). Le certificat doit être reçu au plus tard le 06.06.2019 (jeudi), soit le quatrième jour d’absence. Mais l’employeur doit être informé de la maladie dès le lundi matin ! Remarque :

Si votre incapacité se prolonge au-delà de la durée initialement déclarée, informez immédiatement l’employeur. Les délais sont alors identiques à ceux de la première notification : transmettez la nouvelle attestation au plus tard le quatrième jour de la prolongation.

4. Quelles sanctions en cas de déclaration tardive ou manquante ?

Omettre de prévenir ou déclarer son absence en retard peut entraîner un avertissement, voire un licenciement en cas de récidive ou de manquement grave. L’employeur peut adresser un avertissement dès la première infraction, afin de vous permettre de rectifier le tir à l’avenir.

Une persistance du problème après avertissement peut mener au licenciement. Toutefois, la procédure de licenciement demeure encadrée : dans la plupart des entreprises, une cause sérieuse reste nécessaire en dehors des toutes petites structures (moins de dix salariés) ou des périodes d’essai.

Trois motifs principaux peuvent justifier une rupture du contrat : raisons personnelles, motifs organisationnels ou comportement du salarié. Un défaut de déclaration d’arrêt maladie ou la remise tardive d’un certificat peut relever de ce dernier cas, à condition que l’employeur ne puisse raisonnablement maintenir la relation de travail. Un manquement de ce type expose aussi à une suspension des indemnités chômage.

Il n’existe pas de réponse automatique : chaque situation se jauge au cas par cas. Certains éléments sont scrutés de près :

• Ancienneté : Plus vous êtes ancien, plus il est difficile de justifier un licenciement pour une seule notification tardive.
• Répétition : En général, un seul retard ne mène pas à une rupture du contrat. La répétition des manquements change la donne.
• Avertissements reçus : Si vous avez déjà reçu un ou plusieurs avertissements pour ce motif précis, le risque s’accroît. Un avertissement pour un autre motif n’entre pas en ligne de compte.
• Durée du retard : Un retard de plusieurs jours est plus grave qu’un oubli de quelques heures. Ne pas prévenir du tout ou ne jamais remettre de certificat est encore plus problématique.
• Conséquences pour l’entreprise : Si votre absence a désorganisé gravement le service, cela pèse dans la balance.

Voici deux décisions de justice en appui :

• Un salarié employé depuis six ans, ayant signalé sa maladie trop tard à sept reprises et reçu quatre avertissements, a pu être licencié (Hessisches Landesarbeitsgericht, 18.01.2011, réf. 12 SA 522/10).
• L’absence de présentation d’un seul certificat ne justifie en général pas un licenciement (Landesarbeitsgericht Köln, 30.07.2015, Az. 7 Sa 432/15).

À savoir :

Même si un certificat remis en retard ne provoque pas de licenciement immédiat, respectez les délais : tant que vous ne fournissez pas l’AUB demandée, l’employeur n’est pas tenu de maintenir votre salaire (art. 7, al. 1 de la loi allemande sur le retrait). Dès remise du certificat, le versement est rattrapé.

• Si vous êtes malade et absent du travail, prévenez l’employeur aussitôt que possible.
• Le certificat médical doit être remis au plus tard le quatrième jour d’absence, voire avant si l’employeur l’exige.
• Tout retard ou oubli expose à un avertissement.
• Des manquements répétés dans la déclaration ou la transmission du certificat peuvent entraîner un licenciement. L’issue dépendra toujours de la situation concrète.
• Sans certificat, l’employeur n’est pas obligé de verser le salaire correspondant à la période d’absence.

6. Ce que nous pouvons faire pour vous

• Pour les salariés
• Pour les employeurs

• Nous analysons les solutions envisageables lors d’un premier échange, en détaillant leurs chances de succès.
• Si un avertissement vous a été adressé pour un retard d’arrêt maladie ou d’AUB, il est possible de demander le retrait de cet avertissement de votre dossier. Nous prenons en charge cette démarche.
• En cas de licenciement pour absence ou certificat transmis hors délai, il faut agir vite : une action est possible dans les trois semaines suivant la notification de la rupture, sinon la mesure devient définitive. Nous assurons votre représentation devant les tribunaux.

• Lors d’un premier rendez-vous, nous vous informons sur les recours envisageables face à des avertissements ou licenciements liés à la déclaration ou à la remise tardive du certificat médical.
• La rédaction des avertissements est semée d’embûches juridiques : nous rédigeons pour vous des courriers juridiquement robustes.
• Si la voie judiciaire s’impose, nous vous accompagnons tout au long de la procédure.

Conseil et représentation partout en France, premier contact gratuit. La sécurité d’un accompagnement réactif, pour que chaque étape soit maîtrisée. Rien ne remplace la tranquillité d’esprit quand la santé s’invite dans la vie professionnelle.