Dématérialisation des documents au sein des entreprises

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En France, le code civil a donné, depuis l’année 2000, à la signature électronique la même valeur que la signature manuscrite. Un document signé électroniquement est considéré comme officiel aussi bien pour les entreprises en relation avec leurs clients qu’en cas de litige. Depuis lors, les entreprises et les administrations publiques n’ont cessé d’adopter cette nouvelle méthode de signature des documents qui a prouvé son efficacité et ses fruits.

La notion de la signature électronique

La signature électronique appelée aussi signature numérique est un acte légal qui permet d’authentifier un auteur d’un document.

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Techniquement parlant, le procédé de la signature électronique est basé sur des fonctions de hachage. Ce sont des fonctions quoipermettent de générer dans un seul sens une suite de caractères à partir d’un mot de passe classique composé de chiffres, de caractères et de lettres. Ainsi le haché obtenu à partir d’un texte clair constitue en quelque sorte l’empreinte numérique du document.

Ces fonctions d’hachage sur lesquelles repose le système de la signature électronique assure l’intégrité des documents envoyés. En effet la moindre modification du document sera clairement identifiée par le destinataire en comparant le haché envoyé avec le document et celui du message reçu.

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Grâce aux fonctions de hachage, on arrive non seulement à vérifier que l’identité numérique correspond bien au message, mais aussi de s’assurer que l’expéditeur a été bien la personne qui a envoyé le document. Cela est possible grâce à un sceau (une clé privée) envoyé au destinataire.

Avantages de la signature électronique

Les bénéfices qu’elle apporte la signature électronique sont multiples et dignes d’intérêt. Le premier avantage est la sécurité haute des documents et l’impossibilité de leur modification en cours de transfert. On est sûr de l’expéditeur du document et que le destinataire l’a bien reçu.

En utilisant les méthodes classiques de la signature des documents, les salariés d’une entreprise préparent le contrat, l’envoient par courrier au client, ce dernier le lit, le signe et le renvoie à l’entreprise. Une démarche lente, qui prend beaucoup de temps et d’argent.

En plus, on n’est passûr à 100% que le document a atteint le destinataire ou s’il l’a lu et l’a approuvé. La signature électronique vient alors de résoudre tous ces problèmes : gagner en termes de temps et d’argent et de s’assurer que le destinataire a bien reçu son document.

L’entreprise arrive alors à signer plus de contrats donc plus de ventes et d’optimiser ses relations avec ses clients et ses collaborateurs.

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