Bien organiser sa réunion

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Quel qu’en soit le sujet, l’animation d’une réunion est souvent une source d’angoisse pour celui qui en est chargé. Aujourd’hui, votre blog dédié au monde du travail et à la location de bureaux, met en avant quelques conseils pour assurer le succès d’un meeting.

L’avant

Il s’agit de s’atteler à la tâche de manière méthodique, afin de ne pas s’y perdre. Certains sites spécialisés conseillent d’utiliser la méthode TOP.

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– Le T signifie “thème”. Définir le sujet de la réunion est primordial.

– Le O symbolise l’objectif à atteindre à l’issue de la réunion.

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– Le P est la première lettre du “plan”, qu’il faut définir avec précision. Il doit détailler les points à aborder pour atteindre l’objectif du rendez-vous.
Cela vous permettra de réaliser l’ordre du jour – sorte de programme – à distribuer en amont de la réunion. Il faudra y inscrire le fameux TOP, la liste des participants (choisis avec pertinence, en considérant leur valeur ajoutée), ainsi que le lieu, la date et la durée estimée de la réunion.

Distribuer des éléments de préparation aux participants peut être intéressant afin qu’ils arrivent avec des idées, voire des interventions.

Enfin, il faut s’assurer du bon fonctionnement des éléments logistiques tels que le vidéoprojecteur et un feutre pour écrire sur le tableau. L’idée : être organisé pour ne perdre ni temps, ni crédibilité, ni concentration. L’idéal est de louer un bureau bien équipé, donc.

Le pendant

Une réunion doit commencer à l’heure prévue. C’est le meilleur moyen de se faire respecter et de terminer en temps voulu. Il ne faut pas hésiter à faire remarquer leur retard aux retardataires.

Débutez en énonçant clairement les thèmes, dans l’ordre du déroulement de l’animation. Indiquez aussi le temps accordé à chaque point. Expliquez de quelle manière vous procéderez pour organiser les échanges.

Il vous faut favoriser la participation et l’interaction, en équilibrant les temps de parole. N’hésitez pas à recentrer la discussion en cas de débordement, vous êtes le “big boss”.

Important : formulez des synthèses intermédiaires afin que le chemin vers la conclusion soit le plus évident possible. Aidez les participants à aller au bout de leur réflexion afin qu’il en émane des plans d’action concrets, voire des décisions.

La finalité

À l’issue de la réunion, il faut résumer les points-clés abordés et préciser la suite à donner en termes de responsabilités et d’actions. Chacun doit savoir ce qu’il a à faire, comment et pour quand.

L’animateur, ou un secrétaire de réunion, devra diffuser un compte-rendu synthétique notifiant les sujets évoqués, les participants présents, les décisions prises ainsi que les échéances de chaque mission. La date et le lieu de la prochaine entrevue devront être mentionnés, ainsi que les sujets que l’on y traitera.

Ce communiqué doit être distribué dans les 24 heures afin que le travail effectué reste bien présent à l’esprit de chacun.

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