Comment retourner une tâche par e-mail ?

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La boîte de réception s’inscrit jusqu’à 40 fois par jour en moyenne dans les bureaux allemands. Cela rend la gestion efficace des e-mails essentielle. C’est la seule façon de gérer les nombreuses questions, informations, messages et même le spam sans importance. Malheureusement, seuls quelques-uns ont une gestion des e-mails organisée. Il y a le chaos à la place. Ça n’a pas besoin de l’être. Ces 10 règles simples de gestion de la messagerie…

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  • Qu’ est-ce que la gestion des e-mails ?
  • Logiciel de gestion des e-mails : Est-il utile ?
  • 10 règles simples pour une meilleure gestion du courrier électronique
  • Les 7 horaires mortels
  • pour la gestion des e-mails

Qu’ est-ce que la gestion des e-mails ?

Les courriels sont indispensables dans la vie quotidienne. Ils sont rapides, ils seront lire rapidement et simplifier la communication lorsqu’un appel téléphonique n’est pas possible. Mais la gestion des e-mails ? Peu de gens s’inquiètent de ça. Et cela, malheureusement, est évident dans les états souvent chaotiques des boîtes aux lettres.

La gestion du courrier électronique est un système pour optimiser le traitement de la grande quantité de courrier électronique. Les employés ne modifient ni ne déplacent les e-mails sans un schéma perceptible. Au lieu de cela, il y a un ordre et une structure clairs.

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Pourquoi la gestion des e-mails ?

Sans courriels, la communication professionnelle est difficile à imaginer, mais cela peut prendre beaucoup de temps. Il existe plusieurs avantages et raisons pour une bonne gestion des e-mails :

  • Vous gagnez du temps Au lieu de perdre des heures sur le courrier, vous pouvez gérer des tâches plus importantes.
  • Ils réduisent le stress Une boîte aux lettres bombée entraîne du stress. Il fait la promotion de la Peur de ne pas être rapide ou assez bon.
  • Tu travailles mieux. Ils répondent plus rapidement aux demandes de renseignements, sont mieux informés et à jour. Le travail devient plus efficace, plus professionnel et plus rapide.

Logiciel de gestion des e-mails : Est-il utile ?

Il existe une variété de pages qui offrent une boîte de réception gratuite et tout autant de fournisseurs de logiciels de gestion de messagerie qui veulent promouvoir un large éventail de fonctions et faciliter le traitement des e-mails. Mais avez-vous vraiment besoin d’un tel logiciel ?

C’ est difficile à répondre en général. Pour certains utilisateurs, ces programmes offrent une grande valeur ajoutée — d’autres viennent avec les fonctions classiques de la boîte aux lettres. La gestion des e-mails est facile, si vous l’utilisez correctement.

  • Divers dossiers
  • Une archive
  • Un carnet d’adresses
  • Une fonction de recherche

Donc, vous êtes déjà bien positionné et peut gérer votre courrier avec succès.

10 règles simples pour une meilleure gestion des e-mails

La gestion des e-mails facilite votre travail et réduit l’effort que vous investissez dans vos e-mails. La gestion des e-mails elle-même doit être en conséquence simple. Cela fonctionne lorsque vous apprenez quand et comment traiter vos e-mails. Nous avons mis en place dix règles simples pour vous aider dans ce domaine :

  1. Ne commencez pas dès le matin La première fois de la journée de travail est particulièrement productive pour beaucoup. Ne les gaspillez pas sur les e-mails. Concentrez-vous sur les tâches prioritaires. Vérifiez votre boîte aux lettres pour une tâche très aiguë au plus.
  2. Définissez des heures spécifiques pour vos e-mails N’ouvrez pas votre boîte aux lettres chaque fois qu’un e-mail arrive. Votre concentration est perdue, vous perdez du temps, prenez plus de temps et faites plus Erreurs. Au lieu de cela, définissez deux fois par jour. Pendant ce temps, concentrez-vous sur l’édition de tous les messages. Le reste de la journée restera intacte pour les projets importants.
  3. Désactiver votre boîte aux lettres Votre boîte aux lettres n’a pas besoin d’être exécutée en continu pour une meilleure gestion des e-mails. Cela rend plus facile de ne pas regarder les nouvelles chaque bip. Même le fait de savoir qu’un courriel est arrivé conduit à la couvaison et à plus de stress. Vous pouvez éviter cela si vous fermez le programme de messagerie pendant un certain temps.
  4. Arrêter le multitâche La gestion des e-mails n’est pas quelque chose que vous faites sur le côté. Il n’y a pas d’appel accidentel, de bavarder avec des collègues ou de travailler sur d’autres tâches. Rapide vers votre boîte aux lettres, sautez un e-mail et tapez une réponse — cela ne fonctionnera pas. Si vous vous consacrez à vos e-mails, alors seulement faites-le.
  5. Conserver l’ordre développement une structure de stockage pour la gestion de votre messagerie. Le prérequis est clairement attribué des dossiers dans la boîte aux lettres : pour des projets spécifiques, des tâches en attente ou des réponses que vous attendez. En raison de la distribution, tous les mails peuvent être trouvés rapidement et la boîte de réception principale reste claire.
  6. Ne le reporte pas Triez les e-mails par priorité, marquez les couleurs et prenez soin d’eux plus tard — c’est ce que beaucoup font. Mais pourquoi attendre ? Dans le temps où vous parcourez et pré-triez les mails, une grande partie aurait pu déjà être traitée. En règle générale, touchez chaque e-mail une seule fois. Sinon, vous aurez des mails sans fin non modifiés (mais codés par couleur).
  7. Supprimer périodiquement De nombreuses boîtes aux lettres contiennent des centaines, voire des milliers d’anciens messages. Honnêtement, combien d’entre eux auras-tu vraiment besoin ? Cette petite partie est stockée dans l’archive e-mail. Tout le reste peut peut être supprimé.
  8. Contrôle de la distribution des e-mails Certaines listes de distribution de courrier contenant des informations ou des offres peuvent s’avérer utiles. Trop de messages inutiles remplissent la boîte aux lettres. La gestion des e-mails implique le contrôle de la distribution des e-mails. Soyez rayé de la liste de diffusion lorsque vous n’en avez plus besoin.
  9. Soyez bref Les courriels sont presque toujours utilisés pour une communication rapide. Il s’agit de petites tâches, de courtes questions — il ne faut pas un texte long pour répondre. La communication professionnelle est importante pour les clients, mais en interne, vous pouvez être beaucoup plus courte et gagner beaucoup de temps.
  10. Utiliser d’autres canaux de communication La gestion des e-mails signifie également : Comprendre quand un e-mail est approprié. Souvent, un appel court est plus rapide et plus facile. De cette façon, beaucoup d’échanges numériques peuvent être réduits. Un appel de trois minutes est 20 emails préférable.

Le 7 courrier péchés mortels

Personne n’est parfait, et même si votre gestion de messagerie n’est pas toujours optimale, elle n’a pas nécessairement à faire face à d’énormes problèmes. Si elle devient permanente, mais elle peut avoir des conséquences négatives, dit Emma Russell, qui a distillé 7 péchés mortels de courrier à partir des résultats de son étude.

  • Messages de ping-pong — une constante de va-et-vient avec peu de contenu
    • Courrier en dehors des heures de bureau
    • E-mail lors d’un appel
    • Ignorer les e-mails
    • Demander des reçus de lecture
    • Répondez immédiatement à l’alerte e-mail dans votre boîte de réception
    • Réponses automatiques

    Cela signifie que les travailleurs ne peuvent plus s’éteindre et ne pas récupérer. Le stress prolongé nuit à la santé. Les probants ont même souffert de sonneries fantômes — même si aucun nouveau courriel n’est arrivé.

    Démanger des phrases dans les mails

    Votre gestion des e-mails affiche également sur la façon dont vous composez vos messages. Les phrases sont un remplissage d’espace pur. Pas de contenu, pas de valeur ajoutée. Sauvez-vous et le lecteur les phrases superflues suivantes et obtenez droit au point :

    • Chers Mesdames et Messieurs… Vous ne savez même pas qui exactement écrire votre email ? Alors vous pourriez vraiment laisser tout ça. Ou est-ce que votre préoccupation ne vaut pas ce petit effort ? Formulez toujours une adresse personnelle.
    • Je t’écris parce que… Une introduction complètement superflue. Vous envoyez un e-mail, donc bien sûr vous avez une raison de le faire. Il suffit d’omettre la phrase et aller droit au but.
    • Ci-joint… « Avec cela, je voudrais vous inviter… » Si ce n’est pas avec le courrier, quoi d’autre ? Un libellé ici peut toujours être supprimé et plus facile à remplacer : « Je voudrais vous inviter… » dit même, est plus directe et tout aussi amicale.
    • Si vous avez besoin d’autre chose… Une telle obéissance hâtive n’est pas nécessaire. Si quelque chose, écrivez « Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.
    •  » J’ aimerais avoir de vos nouvelles… Le subjonctif affaiblit la déclaration et semble peu sûr. Un plus direct est un appel à l’action. « J’ai hâte de vous convaincre dans une conversation personnelle. » Une telle formulation est un chercheur, mais montre également votre confiance en soi.

    Calendrier de gestion des e-mails

    Vous savez maintenant comment gérer le courrier reçu via la gestion des e-mails et comment organiser votre boîte aux lettres. Mais quand devriez-vous envoyer des courriels vous-même ? Vous voulez perdre le moins de temps possible tout en vous assurant que vos messages sont lus rapidement, surtout lorsque vous avez besoin d’une réponse rapide.

    Le calendrier suivant aide et indique quand les mails arrivent et reçoivent une réponse rapide :

    • 7h30 à 22h De , c’est le meilleur moment pour envoyer un courriel. À l’aube, les collègues trient leur boîte de réception, passent par le courrier de la veille. Les réunions et les rendez-vous importants sont plus tard, le bénéficiaire est assis devant le moniteur.
    • 10 h à 12 h La boîte aux lettres est déjà vide et organisée. Les premières rencontres et rendez-vous clients commencent. Les courriers restent maintenant plus longtemps parce que l’accent est mis sur les tâches principales.
    • 12 h à 14 h Temps typique pour le déjeuner. L’espace devant le moniteur est vide. Presque personne n’est engagé dans les e-mails pendant la pause. Si vous voulez aller vraiment vite, un seul appel téléphonique vous aidera.
    • 14 à 15 Tout le monde est de retour du déjeuner. Première étape : vérifier les e-mails. Peu de temps avant est donc un bon moment pour envoyer des e-mails. Ceux-ci sont généralement répondu rapidement et cochée.
    • 15 h à 17 heures approche. Peu de temps avant, personne n’aime obtenir des tâches complexes par courrier. De telles préoccupations glissent souvent comme ToDo dans le lendemain.
    • 17 h à 19 heures Feierabend — le pire moment pour envoyer des e-mails. Les destinataires potentiels sont dans la circulation, les achats, ramasser les enfants, cuisiner des aliments… votre courrier finit au nirvana. Perspective de rétroaction rapide : presque zéro.
    • 19h à 22h Un conseil d’initié : Bien sûr, vous ne pouvez pas vous attendre à une réponse rapide pour le moment. Mais beaucoup sont encore en train de surfer le soir et de vérifier les e-mails. Si ce n’est pas le cas, votre message sera le premier dans la boîte aux lettres le matin.

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